Het is toch moeilijker gebleken dan ik dacht om elke week een blog te schrijven maar dat het zo lang zou duren om een volgend bericht te posten is zelfs voor mij een beetje "off time". Nu zitten we aan het begin van het jaar en ik heb ik ervoor gekozen om in plaats van te gaan sporten mijn tweede artikel te schrijven.
Aan de andere kant heb ik afgelopen tijd wel berichten gepost op LinkedIn, Twitter, Nederlandsmedianieuws.nl, Lens.nl, Telegraaf.nl, de Volkskrant.nl etc. etc.
Pfff en dan heb je ineens geen tijd meer om serieuze zaken op te pakken zoals een blog schrijven. Ik zit nog in de experimentele fase.
In mijn artikel van maart 2010 heb ik vermeld dat mijn volgende artikel zou gaan over "simpele tips om uw data op kwaliteit te houden".
Tips om de kwaliteit van data op peil te houden!! Tips om de kwaliteit van data op peill te houden?? Maar onze medewerkers zijn heel secuur??
Dit artikel laat zien dat het niet alleen te maken heeft met de secuurheid van de medewerkers: http://tinyurl.com/2cesty3
Wat is datakwaliteit? Datakwaliteit is een optelsom van:
1. De nauwkeurigheid van de data (klopt de info)
2. Beschikbaarheid van de data (is de info beschikbaar)
3. Tijdigheid (is de laatste versie van de info beschikbaar)
4. Uitwisselbaarheid (is de info over de info overal hetzelfde)
Nauwkeurigheid van de data
Bij het invoeren van informatie kan heel veel mis gaan. Een naam die niet goed is gespeld, een adres dat verkeerd is begrepen en een datum die is omgedraaid. Hier speelt de factor mens altijd een belangrijke rol omdat de meeste fouten bij de invoer worden begaan door een mens. Denk maar aan het spellen van een moeilijke of simpele naam. Op hoeveel manieren kan je Johnny van Schaik schrijven...Jonnie van Schyk, Jonhnie van Schike.. u snapt het al. Zeker bij telefonisch contact ligt het probleem van nauwkeurigheid van uw data op de loer. Maar dezelfde fouten worden gemaakt bij het overtypen van een formulier.
Beschikbaarheid
Hiermee bedoelt men de beschikbaarheid van informatie op het moment dat iemand het nodig heeft. Op het moment dat een database server uit de lucht is zal de informatie van de klant die opgenomen is in deze database niet zichtbaar zijn. Resultaat, men zal deze informatie nog een keer noteren voor later of nog erger dubbel invoeren. Doublures in de informatie is één van de grootste problemen met betrekking tot datakwaliteit. Vaak hebben bedrijven tot 30% minder klanten dan ze dachten doordat klanten meerdere keren in het systeem voorkomen. Leuk bij het uitdraaien van de ohh zo belangrijke management rapportages.
Tijdigheid
Het aantal verhuizingen schommelt al sinds 1995 rond de 1,6 miljoen. In 2009 verhuisden de minste mensen: zo'n 1,5 miljoen. Dat zou betekenen dat zonder onderhoud uw gegevens dagelijks in kwaliteit achteruit gaan, welk CRM-systeem u ook gebruikt. Uw adressen zijn namelijk niet meer actueel. Dit is erg vervelend als u belangrijke informatie naar uw klant heeft gestuurd met de mededeling om binnen 3 dagen te reageren.
Uitwisselbaarheid
Binnen grotere ondernemingen is het makkelijk om de mist in te gaan met de uitwisselbaarheid van de informatie. In systeem 1 is cijfer "1" een man waarbij in systeem 2 cijfer "1" een vrouw is. Doordat de twee systemen niet uitwisselbaar zijn zal de kwaliteit in systeem 1 achteruitgaan.
Binnen veel ondernemingen van klein tot groot is datakwaliteit geen topprioriteit en heel vaak is men zich niet bewust van datakwaliteit binnen een bedrijf.....totdat je als bedrijf in het nieuws komt omdat je voor de derde keer een verjaardagskaart hebt gestuurd voor een overleden zoon.
Datakwaliteit moet, wil men het integraal aanpakken en het belangrijk maken binnen een onderneming, worden ondersteund door de volgende 3 lagen:
Strategisch, (wat moet de kwaliteit van de informatie over vijf jaar zijn)
Tactisch (welke middelen moeten we inzetten om een bepaalde mate van datakwaliteit te bereiken)
Operationeel (hoe gaan we de datakwaliteit verbeteren)
Volgende keer: Leuke feiten en tips op een rij over datakwaliteit.
